Lehrers Dateimanagement

In und für Schule arbeite ich vorrangig mit einem 13″ MacBook Pro und einem ebenso großen iPad Pro. Datentechnisch ist das MacBook meine Schaltzentrale, alles was es zu sichern gilt befindet sich dort auf SSD und HDD, egal ob dienstlich, privat oder sonstwie.

Nun geht es um die Sicherung der heiligen Daten – deren Totalverlust grad bei den so oft noch individuell für sich allein dahinwerkelnden Kollegen für den ein oder anderen Alptraum gut ist – und deren allseitige aber gesicherte Verfügbarkeit. Hier hat sich mit der Zeit ein für mich sehr zufriedenstellendes und funktionierendes System mit unterschiedlichen Speicherorten und Sicherungssystemen etabliert.

⚠️ Prämissen dabei:
– Sicherung an unterschiedlichen Orten (falls Haus oder Schule mal abbrennen),
– möglichst wenig Rückgriff dabei auf online-Verbindungen, da ich sonst bei der Erstanlage eines neuen Backups regelmäßig die Nerven verliere, wenn ewiglich meine Daten durch das Internet geschaufelt werden,
– und daher Ablage von Daten und Backups dort, wo sie am ehesten benötigt werden, also zu Hause und in der Schule!

Wie erwähnt: Schaltzentrale ist das MacBook – von dort gibt es die regelmäßige und von mir hochgeschätzte erste Sicherung per TimeMachine auf eine USB-Festplatte auf dem Schreibtisch. Diese sichert aber zwecks Begrenzung des Datenvolumens und der Dauer der Backups nicht Musik- und Bilddateien.

Zweimal wöchentlich werden sämtliche Daten, also inklusive aller Bild- und Tondateien per CarbonCopyCloner (CCC) als zweite Ebene auf eine Synology-Diskstation mit zwei sich spiegelnden Festplatten in einem bootbaren Format abgelegt. Während mein Büro sich zusammen mit viel brennbarem Zeugs (Bücher, Ordner (noch, verschwinden grad sukzessive in die digitale Welt bzw. Papiertonne!), Decken- und Wandverkleidung und Dachstuhl aus Holz) im DG befindet, arbeitet die Diskstation im Keller (brennt nicht 😇) und hängt dort direkt unter der Kellerdecke (so dass sie bei Überflutung, sei es von der nahegelegenen Ems oder auch durch das Löschwasser, das beim Feuerwehreinsatz bezüglich des Dachstuhls in den Keller fließen wird – eine Chance auf Wasserfreiheit behält 💦).

Da ich vorrangig aus Performancegründen ungern aus dem Netz auf die Diskstation zugreifen, gleichzeitig aber das Macbook auch nur noch bei konkretem Bedarf in die Schule mitschleppen möchte, spiegele ich quasi als dritte Ebene alle schulrelevanten Dateien per täglichem Abgleich mit CCC auf unserem Schulserver (IServ), so dass ich in der Schule auch bei Ausfall jeglicher Leitungen nach außen meine aktuellen schulrelevanten Daten zur Verfügung  habe. Da unser Schulserver (IServ) aber grundsätzlich weltweit erreichbar ist komme ich eigentlich auch von überall aus mit meinem iPad und allem anderen an alles Wichtige ran! Funktioniert gut so!

Ausgenommen bei den schulrelevanten Dateien sind natürlich alle datenschutzrechtlich relevanten personenbezogenen Daten sowie Prüfungsunterlagen, diese werden zusätzlich verschlüsselt und liegen wie Bild- und Tondateien nur auf Macbook und als Sicherung auf der Diskstation.

Ein anderes spannendes Thema ist die Frage wie die Schüler ihre Dateien vom iPad auf den Schulserver bekommen – der Artikel folgt bald 😎!

Datentransfer mit Transmit und Documents

Bislang habe ich, wenn die jeweilige App keinen Datentransfer zu einem WebDAV-Server ermöglicht, Documents als „workaround“-Krücke verwendet, Transmit hat in meinen Augen gegenüber Documents aber einige entscheidende Vorteile, die es vor allem ausspielen kann, wenn ich im täglichen Einsatz auf den Datentransfer zwischen unterschiedlichsten Speicherorten angewiesen bin.

400x40000bbDer Nachteil (der eigentlich keiner ist, wenn man bedenkt dass man eine funktionale und werbefreie App erhält!) vorweg: 9,99€ im Einzelkauf (4,99€ im VPP)

Den größten Vorteil sehe ich darin, dass ich Transmit in fast jeder App unter „Datei Senden an App“ auswählen kann und darüber direkt meinen gewünschten in Transmit hinterlegten Server auswählen kann. Transmit fungiert dabei dann sozusagen als Schleuser, die Datei wird nach ein paar Klicks durchgeleitet.

Bei Documents  wird die Datei hingegen abgelegt, dann wechsele ich in die App um die Datei weiterzuschicken. Transmit erspart mir so einerseits einige Klicks aber vor allem spart es Speicherplatz, da die Datei nicht zwangsweise zwischengelagert werden muss!

Um es selbst zu überprüfen schaut euch unter Einstellungen –> Allgemein –> Speicher- & iCloud-Nutzung den aktuellen Speicherbedarf beider Apps an, erstellt dann ein schönes langes Video und verschiebt es einmal mit Documents und einmal per Transmit auf einen entfernten Speicherort und vergleicht anschließend erneut den Speicherbedarf beider Apps 😎

In einem kurzen Video zum Dateitransfer zum Schulserver mit Transmit zeige ich, wie Transmit zum Datenaustausch mit dem Schulserver eingerichtet werden kann, ebenso für die kostenlose App documentsimg_1785!

Ganz allgemein enorm hilfreich um auf die Daten auf dem eigenen Rechner zugreifen zu können ist die Einrichtung des Selbigen als SFTP-Server. Das ist gar nicht so schwierig, es gibt eine englischsprachige Anleitung um den eigenen Mac als Server zur Nutzung mit Transmit einzurichten! Auf diese Weise kann ich solange Mac und iPad das gleiche WLAN nutzen auf sämtliche Daten des Mac zugreifen und Sie den Apps auf dem iPad zur Verfügung stellen! Windowsrechner können natürlich ebenso als FTP-Server fungieren!

Auf den SFTP-Server können dann sowohl Dokuments als auch Transmit zugreifen und so Daten vom eigenen Rechner auf das iPad übertragen.

marianum-digital

In Zusammenarbeit mit einigen Kolleginnen und Kollegen haben wir den Blog marianum-digital.de in Leben gerufen.

Die Zielsetzung liegt in der Information unseres Kollegiums am Marianum in Meppen auf dem Weg der Digitalisierung des schulischen Alltags. Von daher finden sich dort einige schulspezifische Informationen (z.B. unsere kollegiumsinternen Sprechstunden 🙂), darüber hinaus erstellen wir beispielsweise Tutorials und Anleitungen zu typisch schulspezifischen Nutzungsszenarien (Tafelbild mit Explain Everything …) – wer an seiner Schule einen ähnlichen Weg beschreitet mag daher dort Interessantes finden!

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